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INFORMATIVA PRIVACY AI SENSI DEGLI ARTT. 13 E 14 DEL GDPR - REGOLAMENTO UE 2016/679 (D'ORA IN POI “GDPR”, GIÀ VIGENTE MA APPLICABILE DAL 25 MAGGIO 2018) – IL CANALE WEB DI A.M.U. INVESTMENTS SIM S.P.A.
Data di Efficacia: da 24/05/2018
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Informazioni che raccogliamo
Raccogliamo diversi tipi di informazioni in relazione ai Servizi, tra cui:
• informazioni che ci fornite direttamente;
• informazioni che raccogliamo in merito all'uso che fate dei nostri Servizi; e
• informazioni ottenute tramite terze fonti.
Potremmo anche raccogliere informazioni non descritte nella presente informativa con fini attinenti la stessa attività.
Uso e Condivisione delle Informazioni
Utilizziamo le informazioni che raccogliamo, tra l’altro, per:
• Prestare i Servizi che richiedete;
• Comprendere le vostre modalità d’uso dei Servizi così da poter migliorare la vostra esperienza;
Possiamo condividere le informazioni che vi riguardano con:
• Fornitori di servizi, cioè società che forniscono servizi per conto di A.M.U. INVESTMENTS SIM S.P.A.;
• Autorità pubbliche, quando siamo obbligati a farlo o per tutelare la SIM e i suoi utenti.
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Viale Ennio Quinto N.15 – cap. 70124 – Bari (IT)
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La presente Informativa Privacy descrive le procedure utilizzate da A.M.U. INVESTMENTS SIM S.P.A. in relazione alle informazioni. La presente informativa si applica ai dispositivi, ai siti internet o alle applicazioni online A.M.U. INVESTMENTS SIM S.P.A. che facciano riferimento o contengano un collegamento alla presente informativa (congiuntamente i nostri “Servizi”). Essi includono anche l'assistenza ai clienti in relazione a tali dispositivi, siti internet o applicazioni online. Fermo restando che la presente Informativa Privacy si applica a tutti i Servizi, vi forniamo anche specifiche informative aggiuntive che prevedono informazioni aggiuntive in merito alle nostre pratiche relative a Servizi particolari. Tali informative aggiuntive si applicano solo ai Servizi a cui si riferiscono.
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QUALI INFORMAZIONI RACCOGLIAMO CHE VI RIGUARDANO?
Informazioni fornite direttamente da voi
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Ad esempio:
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Informazioni in merito all’uso da parte vostra dei Servizi
In aggiunta alle informazioni fornite dall'utente, noi possiamo raccogliere dati sull'utilizzo che l'utente fa dei nostri servizi mediante sistemi di tracciamento dei comportamenti, più comunemente conosciuti come Google Analytics e Mandrill (MailChimp), volti ad analizzare e personalizzare la comunicazione vs. tali utenti destinatari.
Ad esempio, A.M.U. INVESTMENTS SIM S.P.A. può raccogliere con il vostro consenso informato:
• Informazioni sul dispositivo – quali ad esempio: modello hardware, numero IMEI e altri codici identificativi univoci del dispositivo, indirizzo MAC, indirizzo IP, versione del sistema operativo e impostazioni del dispositivo utilizzato per usufruire dei Servizi.
• Informazioni di accesso (o di log) – quali ad esempio: dati temporali e la durata della fruizione del Servizio, termini delle query di ricerca immessi nell’ambito dei Servizi e qualsiasi informazione memorizzata tramite i cookie che abbiamo installato sul dispositivo dell’utente.
• Informazioni sulla posizione – quali ad esempio: il segnale GPS del dispositivo dell’utente o le informazioni sui punti di accesso Wi-Fi o sulle celle telefoniche nei dintorni, che possono essere trasmesse ad Google Analytics e Mandrill (MailChimp), quando l'utente usufruisce di determinati Servizi.
• Altre informazioni in merito all’uso dei Servizi, come ad esempio le applicazioni utilizzate e le modalità di interazione con contenuti offerti mediante un Servizio.
INFORMAZIONI OTTENUTE TRAMITE TERZE FONTI
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COME UTILIZZIAMO LE INFORMAZIONI CHE VI RIGUARDANO?
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• con il vostro consenso informato, effettuare valutazioni statistiche e analisi del nostro mercato, dei clienti e servizi;
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• fornire servizi di assistenza per il vostro dispositivo;
• o in altri modi con il vostro consenso informato.
Con il vostro consenso informato, A.M.U. INVESTMENTS SIM S.P.A. può combinare le informazioni ottenute dall’utente o sull'utente, anche attraverso diversi Servizi o dispositivi, per finalità comunque conformi alla presente informativa privacy. Ad esempio, A.M.U. INVESTMENTS SIM S.P.A. può utilizzare i dettagli dell'account A.M.U. INVESTMENTS SIM S.P.A. dell'utente per tutti i Servizi che richiedono un account A.M.U. INVESTMENTS SIM S.P.A..
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A CHI COMUNICHIAMO LE VOSTRE INFORMAZIONI?
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ACCESSO ALLE INFORMAZIONI
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"http://networkadvertising.org" e Digital Advertising Alliance ""http://www.aboutads.info/"".
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INFORMATIVA SULLA PRIVACY PER IL SERVIZIO DI PERSONALIZZAZIONE
Per utilizzare il Servizio di Personalizzazione, è necessario prima di tutto avere un Account A.M.U. INVESTMENTS SIM S.P.A..
L’utilizzo del vostro Account A.M.U. INVESTMENTS SIM S.P.A. e del Servizio di Personalizzazione sarà regolato conformemente alla nostra Privacy Policy disponibile sul sito https://www.amu-investments.com/privacy-policy (la “Privacy Policy A.M.U. INVESTMENTS SIM S.P.A.”). Questa Informativa Privacy Generale fornisce ulteriori dettagli riguardo al modo in cui i vostri dati personali possono essere raccolti, utilizzati, condivisi ed archiviati in relazione al Servizio di Personalizzazione.
SI PREGA DI NOTARE CHE L’UTILIZZO DEI SERVIZI DI PERSONALIZZAZIONE DESCRITTO DI SEGUITO IMPLICA LA VOSTRA PROFILAZIONE, CHE PUO’ ESSERE COMPIUTA UNICAMENTE CON IL VOSTRO PREVENTIVO CONSENSO INFORMATO.
Che cos’è il Servizio di Personalizzazione?
Il sito e le app. fornite da A.M.U. INVESTMENTS SIM S.P.A. (singolarmente il “Servizio” e, congiuntamente, i “Servizi”) sono progettati per fornirvi servizi personalizzati anticipando i vostri desideri e le vostre necessità in modo intelligente, nella prospettica rimodulazione verso un servizio di Machine Learning.
Il Servizio di Personalizzazione di A.M.U. INVESTMENTS SIM S.P.A. fornisce un’esperienza di utilizzo migliorata, che comprende contenuti e consigli personalizzati basati sulle informazioni ottenute su di voi sul vostro utilizzo dei Servizi. Il Servizio di Personalizzazione può, ad esempio, migliorare la vostra esperienza di utilizzo dei Servizi offrendovi suggerimenti ed informazioni su misura per voi, ad es. nel momento in cui usate il servizio di ricerca nel sito di A.M.U. INVESTMENTS SIM S.P.A.
Che tipo di informazioni che vi riguardano può raccogliere il Servizio di Personalizzazione?
Quanto più il Servizio di Personalizzazione vi conosce ed impara su di voi, tanto più velocemente ed accuratamente sarà in grado di fornirvi contenuti ed informazioni personalizzate. Il Servizio di Personalizzazione è progettato per aiutare a capire i vostri interessi, le vostre preferenze ed il luogo in cui vi trovate, oltre che per raccogliere ed analizzare informazioni che vi riguardano in vari modi, tra cui:
• Informazioni sul dispositivo. Il Servizio di Personalizzazione può raccogliere le informazioni di identificazione univoca del vostro dispositivo, informazioni sulle impostazioni (ad esempio con riferimento alla lingua e al blocco), informazioni sullo stato del dispositivo (ad esempio connessioni con altri dispositivi) ed altre informazioni riguardanti i vostri dispositivi attraverso il sistema di tracciamento Google Analytics e Mandrill (MailChimp). Inoltre, il Servizio di Personalizzazione può raccogliere informazioni su come, quando e quanto a lungo utilizzate i dispositivi connessi al vostro Account A.M.U. INVESTMENTS SIM S.P.A.
• Dati del Servizio Clienti. Il Servizio di Personalizzazione può accedere, raccogliere e analizzare i dati ottenuti attraverso le vostre interazioni con il servizio clienti di A.M.U. INVESTMENTS SIM S.P.A., come, ad esempio, riparazioni e registrazioni delle interazioni del cliente con il personale del Servizio Clienti di A.M.U. INVESTMENTS SIM S.P.A., la cronologia delle vostre richieste effettuate.
Oltre alle informazioni sopra specificate, il Servizio di Personalizzazione può anche raccogliere informazioni su di voi, sui vostri dispositivi ed app e sul vostro utilizzo dei Servizi secondo le modalità che vi saranno descritte al momento della raccolta di tali dati. Queste informazioni sono regolate dalle informative sulla privacy fornite dai terzi, al momento della loro raccolta.
Come vengono utilizzate le informazioni raccolte?
Il Servizio di Personalizzazione combinerà ed analizzerà le informazioni sopra specificate tramite un sistema automatizzato e fornirà i dati analizzati sintetici ai Servizi ed alle app di terzi da voi autorizzate, per i seguenti scopi:
• Fornirvi contenuti ed informazioni personalizzate;
• Analizzare i metodi per fornirvi Servizi migliori;
• Migliorare e sviluppare i Servizi;
Potrete interrompere la raccolta, la combinazione e l’uso di determinate informazioni, secondo le modalità descritte nella sezione “I Tuoi Diritti e le tue Scelte” che segue. Si noti che, essendo alcune informazioni necessarie a ciascuno dei Servizi al fine di fornire il Servizio di Personalizzazione stesso, la migliore esperienza dell’utente può essere garantita unicamente acconsentendo al Servizio di Personalizzazione di accedere a tutte le informazioni.
Il Servizio di Personalizzazione può raccogliere, analizzare e condividere informazioni sul vostro utilizzo dei Servizi e sulle attività online nel corso del tempo e su siti e app di terzi, nonché attraverso dispositivi, per fornire comunicazioni (newsletter) dirette.
Come posso cancellare le informazioni ottenute dal Servizio di Personalizzazione?
Le informazioni raccolte e analizzate dal Servizio di Personalizzazione verranno eliminate dopo che avrete cancellato il vostro Account A.M.U. INVESTMENTS SIM S.P.A., e comunque entro 30 gg dopo l’ultima interazione con il sito web.
Potete inoltre richiedere, in qualsiasi momento - anche prima dell’eliminazione dell’Account A.M.U. INVESTMENTS SIM S.P.A. - la cancellazione di specifiche categorie di dati che sono stati raccolti ed analizzati dal Servizio di Personalizzazione, inviando una email ad privacy@amu-investments.com. Si prega di considerare che, in alcuni casi, potrebbe essere necessario del tempo prima che le informazioni salvate sui nostri server, o sui server a noi collegati, vengano completamente eliminate.
Cosa succede se cancello le informazioni raccolte dal Servizio di Personalizzazione o interrompo la raccolta di alcune informazioni nell’ambito del Servizio di Personalizzazione?
Se si eliminano le informazioni raccolte, la precisione e/o la qualità dei contenuti personalizzati forniti dal Servizio di Personalizzazione potrebbero diminuire. Inoltre, talune funzioni di personalizzazione potrebbero richiedere informazioni che avete cancellato o per le quali è stato negato l’accesso al Servizio di Personalizzazione, e potrebbe essere possibile riprendere la ricezione di dette funzionalità unicamente consentendo al Servizio di Personalizzazione di raccogliere e utilizzare nuovamente le informazioni di riferimento.
A chi trasferiamo le vostre informazioni personali?
Non trasferiamo le vostre informazioni personali a terzi tramite il Servizio di Personalizzazione, salvo quanto previsto nell’Informativa Privacy Generale e nella Privacy Policy della A.M.U. INVESTMENTS SIM S.P.A.. Potremmo condividere le vostre informazioni personali con le nostre consociate ed affiliate, oltre che con terzi prestatori di servizi che ci aiutano a fornire il Servizio di personalizzazione, in qualità di Responsabili del trattamento.
Come proteggiamo le tue informazioni personali.
Manteniamo adeguate misure amministrative, tecniche e fisiche per tutelare le informazioni personali ottenute tramite i Servizi e il Servizio di personalizzazione contro la distruzione, l'interferenza, la perdita, l'alterazione, l'accesso, la divulgazione o l'uso illeciti o non autorizzati
I vostri diritti e le vostre opzioni
Rispettiamo le vostre scelte e ci sforziamo di offrirvi una varietà di modi con cui controllare le vostre informazioni. È possibile disattivare in qualsiasi momento i Servizi nel menu impostazioni del proprio Account di A.M.U. INVESTMENTS SIM S.P.A. o via email all’indirizzo privacy@amu-investments.com; nel qual caso A.M.U. INVESTMENTS SIM S.P.A. sospenderà la fornitura di contenuti ed informazioni personalizzate, nonché la raccolta, la combinazione e l’analisi delle vostre informazioni.
Tuttavia, qualsiasi decisione successiva non inciderà sui dati già raccolti, combinati e analizzati dal Servizio di personalizzazione e la disabilitazione del Servizio non provocherà l’eliminazione dei dati che il servizio ha in precedenza raccolto, combinato e analizzato. Le impostazioni specifiche di cui sopra potrebbero essere soggette a modifiche in seguito all’utilizzo di modelli di dispositivi nuovi o aggiornati che supportano il Servizio di personalizzazione. L’esperienza d’uso personalizzata dell’utente potrà cambiare qualora venga disabilitato il Servizio di personalizzazione.
In conformità alla legge applicabile, l’utente potrà avere diritto a opporsi al trattamento delle proprie informazioni personali o a richiederne la limitazione, nonché a richiedere l’accesso alle proprie informazioni personali e la loro rettifica. Le richieste possono essere inoltrate contattando il servizio clienti all’indirizzo: www.amu-investments.com.
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DATA RETENTION POLICY
PREMESSE
Il trattamento dei dati personali (anche particolari) è disciplinato dal D.Lgs. 196/03 (Codice in materia di protezione dei dati personali) e s.m.i., e a partire dal 25 maggio 2018, dal Regolamento Europeo 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali. Ai sensi dell’art. 11 del Codice Privacy e dell’art. 5 del Regolamento EU 2016/679, i dati personali oggetto di trattamento devono essere:
- trattati in modo lecito, corretto e trasparente;
- raccolti e registrati per scopi determinati, espliciti, legittimi, ed utilizzati in altre operazioni del
trattamento in termini compatibili con tali scopi;
- esatti e, se necessario, aggiornati;
- adeguati, pertinenti, completi e non eccedenti rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti
o successivamente trattati;
- conservati in una forma che consenta l’identificazione dell’interessato per un periodo di tempo non superiore a quello necessario per gli scopi per i quali essi sono stati raccolti o successivamente trattati: i dati personali possono essere trattati per periodi più lunghi a condizione che siano trattati esclusivamente ai fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica, storica o ai fini statistici, fatta salva l’attuazione di misure tecniche e organizzative adeguate richieste dal GDPR;
- trattati in maniera da garantire un’adeguata sicurezza dei dati personali, compresa la protezione, mediante misure tecniche e organizzative adeguate, da trattamenti non autorizzati o illeciti e dalla perdita, dalla distruzione o dal danno accidentali (“integrità e riservatezza”).
FINALITA’
La presente Data Retention Policy reca indicazioni sui tempi massimi di conservazione dei documenti generati e/o custoditi da A.M.U. INVESTMENTS SIM S.P.A., contenenti dati di natura personale e identificativa, anche particolari, di interessati al trattamento (dipendenti e collaboratori, clienti - anche potenziali, fornitori, utenti di siti web, studenti dell’SIM).
La procedura costituisce, quindi, un valido strumento di ausilio per conservare i dati personali trattati nel rispetto dei principi suindicati e per assicurare che il tempo di conservazione sia proporzionale alla realizzazione degli scopi per i quali tali dati sono stati raccolti; ciò consente di conservare solo ciò che mantiene un rilievo giuridico o ha assunto valore storico e di eliminare la documentazione ritenuta non più utile.
CRITERI
Sono stati definiti dei criteri per la determinazione del periodo massimo di conservazione dei dati. Nella determinazione del periodo suddetto si è tenuto conto di:
• normative nazionali ed internazionali;
• pronunce giurisprudenziali;
Per il computo del periodo di conservazione dei dati e per supplire alle carenze e alle lacune normative in materia, uno dei criteri utilizzati è rappresentato dall’estensione analogica, atta a disciplinare casi equipollenti e non regolamentati, applicando norme previste per fattispecie similari.
Il tempo di prescrizione per la proposizione di azioni giudiziarie (difesa in giudizio) ha costituito ulteriore elemento di valutazione per le categorie di atti passibili di una più consistente probabilità di coinvolgimento in procedure di contenzioso.
I tempi previsti sono riferibili sia a documenti su supporto tradizionale sia a quelli elettronici.
Il periodo temporale massimo indicato deve ritenersi applicabile a tutta la documentazione prodotta a seguito del conferimento dei dati personali e conservata nei luoghi di pertinenza (in caso di conservazione cartacea) o nei server o strumenti informatici (in caso di dati su supporto elettronico) al cui accesso è ammesso solo il personale autorizzato dal Titolare del trattamento (incaricati o Responsabili).
SISTEMA DI CONTROLLO
Per ogni ufficio / area funzionale i soggetti designati (delegati interni se presenti) dovranno controllare periodicamente se esistono dati archiviati la cui Retention Time sia scaduta e quindi debbano essere cancellati, ciò al fine di gestire in maniera ordinata l’archivio e permettere di conservare solo i dati considerati necessari.
A tal fine le persone incaricate dovranno procedere:
- all’aggiornamento costante dei documenti prodotti e/o ricevuti, con opportuna classificazione;
- alla programmazione di periodiche verifiche, in rapporto ai tempi di conservazione;
- all’eliminazione / cancellazione periodica degli atti non più necessari.
CANCELLAZIONE DEI DATI
Per cancellazione dei dati si intende la distruzione fisica o tecnica sufficiente per rendere le informazioni contenute in un documento non più recuperabili con gli ordinari mezzi disponibili in commercio.
Il Titolare del trattamento ha adottato dei metodi di distruzione concordati ed approvati tramite tecnici informatici, utilizzabili per ogni tipo di informazione archiviata su supporti elettronici/multimediali come CD- ROM, DVD, chiavette USB e altri tipi di supporti mobili, hard drive, mobile devices, drive portatili o database registrati o file di back up.
I documenti cartacei saranno triturati in modo sicuro e le relative postazioni chiuse nell’ufficio dell’incaricato designato. I rifiuti verranno periodicamente raccolti solo dal personale autorizzato per lo smaltimento.
MODALITA’ DI DIFFUSIONE DELLA POLICY
La A.M.U. INVESTMENTS SIM S.P.A. provvederà alla pubblicazione della presente Data Retention Policy sulla intranet aziendale e/o mediante affissione sulla bacheca aziendale. Il Titolare del trattamento potrà pubblicare il documento o estratti di esso anche sulle piattaforme web a dominio del Titolare al fine di porla a conoscenza di tutti gli interessati.
SANZIONI
Il mancato rispetto delle misure può comportare la sospensione o la revoca dell’accesso individuale ai sistemi informatici della SIM, relative procedure disciplinari e, in determinate circostanze, opportune azioni legali.
AREE FUNZIONALI | TIPI DI DATI TRATTATI | TEMPO DI CONSERVAZIONE
Ognuna delle aree di seguito elencate, nell’assolvimento delle proprie mansioni, tratta quotidianamente dati personali.
Il Titolare ha optato per una maggior chiarezza nella definizione della Data Retention rispetto ai trattamenti svolti dalla SIM andando comunque a definire qui di seguito un elenco delle Aree che potrebbero effettuare i trattamenti stessi:
1. AREA MARKETING;
2. AREA EVENTI;
3. AREA IT;
4. AREA AMMINISTRAZIONE;
7. AREA CAREER SERVICE E RAPPORTI CON LE IMPRESE;
8. AREA COMUNICAZIONE.
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Sinteticamente:
Dati trattati:
DATI PERSONALI: nome, cognome, telefono, e-mail e dati anagrafici e di contatto in genere.
Interessati:
Utenti/Clienti/Partner/Prospect
Modalità di trattamento :
Trattamento dati effettuato in modalità cartacea ed elettronica, i.e. contatti via e-mail ed archiviazione didocumenti in formato PDF, WORD, EXCEL locale o su server dell’AMU INVESTMENTS SIM S.P.A..
Finalità:
Il dato è trattato per favorire azioni di accompagnamento e monitoraggio atte a prevenire la dispersione. I dati sono trattati, ad esempio, nell’ambito di attività di:
iscrizione ad eventi; Iscrizioni sulla piattaforma Web; Azione di Re-calling; invio di notifiche all’aggiornamento ed informazione;
Tempo di conservazione:
Il dato potrebbe essere utilizzato per favorire l’analisi della qualità delle attività di orientamento (confrontando i dati raccolti, effettuando delle elaborazioni e raffronto di dati e/o verificare il successo di azioni correttive). I dati potrebbero essere archiviati e mantenuti in coerenza per un periodo massimo di 10 anni valutato sulla base del termine massimo di durata di un percorso universitario riferito a un singolo interessato.
Riferimenti normativi: //
Modalità di distruzione:
Decorso il tempo di conservazione previsto:
a) i documenti cartacei devono essere triturati;
b) i dati trattati con strumenti informatici devono essere cancellati mediante eliminazione del file a sistema (funzione DELETE) e seguendo le seguenti regole in relazione ai supporti informatici utilizzati per il trattamento:
• cancellazione sicura delle informazioni, ottenibile con programmi informatici – quali wiping program o file shredder , formattazione “a basso livello” dei dispositivi di tipo hard disk (low-level formatting–LLF), demagnetizzazione (degaussing) dei dispositivi di memoria basati su supporti magnetici o magneto-ottici);
• nel caso di smaltimento dei supporti, gli stessi devono essere distrutti attraverso uno dei seguenti sistemi:
- sistemi di punzonatura o deformazione meccanica;
- distruzione fisica o di disintegrazione (usata per i supporti ottici come i cd-rom e i dvd);
- demagnetizzazione ad alta intensità.
Per ulteriori informazioni: https://www.amu-investments.com/privacy-policy
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